Pernyataan Usaha Wajar (Due Diligence Statement — DDS) mesti difailkan secara elektronik melalui Sistem Maklumat EU (TRACES NT). Senarai semak ini membantu anda menyusun data yang diperlukan sebelum pemfailan — ia bukan DDS itu sendiri. Anda tidak boleh mencipta DDS dalam dokumen Word atau PDF; ia merupakan penyerahan elektronik dengan medan berstruktur yang difailkan melalui sistem rasmi.
Sistem Maklumat EU (TRACES NT) sedang menjalani pengemaskinian. Semak ec.europa.eu untuk ketersediaan semasa sebelum merancang penyerahan. Versi interaktif templat ini tersedia di /tools/supply-chain-template.
Apakah Pernyataan Usaha Wajar?
Di bawah Perkara 4(2) Peraturan (EU) 2023/1115, DDS adalah pengisytiharan elektronik berstruktur yang mengesahkan usaha wajar telah dijalankan dan risiko boleh diabaikan. Setiap DDS menerima nombor rujukan unik yang boleh disemak oleh pihak berkuasa berwibawa di mana-mana titik dalam rantaian bekalan.
Penguatkuasaan bermula 30 Disember 2026 untuk pengendali besar dan sederhana; 30 Jun 2027 untuk perusahaan mikro dan kecil. Di bawah Peraturan pindaan (EU) 2025/2650, pengendali boleh memfailkan DDS pelbagai lot untuk konsainan berulang dari rantaian bekalan yang sama, sah sehingga satu tahun, dengan syarat penilaian risiko kekal terkini.
Kandungan senarai semak ini
Senarai semak ini menyusun setiap medan data yang diperlukan untuk pemfailan DDS mengikut kategori Perkara 4(2). Kumpul dan sahkan setiap perkara sebelum memulakan penyerahan elektronik anda.
Pengenalpastian Pengendali / Peniaga
- Nama badan undang-undang penuh dan alamat berdaftar entiti pemfail
- Nombor EORI (Nombor Pendaftaran dan Pengenalpastian Pengendali Ekonomi)
- Nyatakan peranan: pengendali (penempatan pertama / eksport) atau peniaga (jualan semula dalam EU)
- Jika memfailkan sebagai peniaga: nombor rujukan DDS pengendali huluan
- Butiran hubungan orang yang bertanggungjawab atas pemfailan
- Jika berkenaan: butiran wakil sah untuk pengendali bukan EU
Pengendali mesti melengkapkan semua medan di bawah. Peniaga boleh mengemukakan DDS yang dipermudahkan merujuk nombor rujukan DDS pengendali huluan, tetapi masih mesti menjalankan penilaian risiko sendiri.
Penerangan Produk
- Penerangan produk dan nama dagangan
- Kod CN/HS — sahkan terhadap Lampiran I EUDR untuk mengesahkan produk dalam skop
- Nama saintifik spesies (genus dan spesies untuk kayu; spesies untuk produk haiwan)
- Senarai semua kumpulan komoditi EUDR yang terkandung dalam atau digunakan untuk menghasilkan produk
- Untuk produk komposit: setiap komponen komoditi yang diliputi EUDR dan perkadaran
Negara Pengeluaran
- Negara tempat komoditi dihasilkan (ditanam, dituai atau dipelihara)
- Wilayah sub-nasional, apabila berkenaan atau apabila Suruhanjaya telah menetapkan klasifikasi risiko sub-nasional
- Untuk produk pelbagai asal usul: setiap negara dan plot pengeluaran yang sepadan
Data Geolokasi
- Koordinat geolokasi untuk setiap plot pengeluaran
- Plot melebihi empat hektar: sempadan polygon (GeoJSON, WGS84/EPSG:4326, enam tempat perpuluhan)
- Plot seluas empat hektar atau kurang: koordinat sentroid (sistem rujukan dan ketepatan yang sama)
- Pengesahan koordinat ditangkap di lapangan, bukan dianggarkan dari sempadan pentadbiran
- Cap masa penangkapan data untuk pengumpulan geolokasi
- Jumlah keseluruhan plot pengeluaran dalam konsainan
Ini adalah medan yang paling mungkin menyebabkan penolakan DDS. Data mesti boleh dijejak ke plot tertentu, bukan diagregatkan di peringkat koperasi atau wilayah. Lihat Templat Pengumpulan Data Geolokasi EUDR untuk spesifikasi.
Kuantiti
- Jisim bersih produk (dalam kilogram)
- Isipadu, apabila berkenaan (dalam meter padu untuk kayu; liter untuk minyak)
- Bilangan item, apabila berkenaan
- Untuk DDS pelbagai lot (Peraturan EU 2025/2650): anggaran kuantiti keseluruhan untuk tempoh tersebut, dikemaskini apabila konsainan dihantar
Kesimpulan Penilaian Risiko
- Kesimpulan yang didokumenkan: risiko dinilai boleh diabaikan atau tidak boleh diabaikan
- Ringkasan alasan dan bukti yang menyokong kesimpulan
- Jika pada asalnya tidak boleh diabaikan: langkah mitigasi di bawah Perkara 11 yang mengurangkan risiko kepada boleh diabaikan
- Klasifikasi risiko negara atau sub-nasional yang ditetapkan oleh Suruhanjaya
- Pengesahan proses usaha wajar tiga langkah (Perkara 9, 10, 11) telah diselesaikan
- Tarikh penilaian risiko diselesaikan
Jangan failkan DDS yang menyatakan risiko boleh diabaikan jika bukti anda tidak menyokongnya. Jika mitigasi tidak menyelesaikan risiko yang tidak boleh diabaikan, produk tidak boleh diletakkan di pasaran EU.
Langkah Mitigasi Risiko (jika berkenaan)
- Penerangan setiap langkah mitigasi dan bukti yang diperoleh
- Pengesahan rantaian jagaan menggunakan pengasingan fizikal atau pemeliharaan identiti — mass balance dilarang di bawah EUDR
- Penilaian risiko sisa yang mengesahkan risiko telah dikurangkan kepada boleh diabaikan
- Untuk audit atau lawatan tapak bebas: skop, tarikh, juruaudit dan penemuan
Dokumentasi Sokongan (disimpan, tidak difailkan dalam DDS)
- Fail bukti lengkap yang menyokong setiap medan DDS — disimpan selama lima tahun dari tarikh pemfailan
- Fail data geolokasi mentah, imejan satelit dan laporan saringan penyahutanan
- Dokumentasi pembekal: kontrak, invois, rekod penghantaran, pensijilan
- Bukti kesahan: geran tanah, pajakan, permit, rekod pematuhan buruh, rekod cukai
- Rekod rantaian jagaan dan dokumen kerja penilaian risiko
Cara menggunakan senarai semak ini
Langkah 1: Lengkapkan Senarai Semak Usaha Wajar Rantaian Bekalan EUDR terlebih dahulu. Senarai semak ini mengandaikan usaha wajar telah selesai dan anda sedang menyusun data untuk pemfailan.
Langkah 2: Teliti setiap bahagian, susun data dalam format berstruktur. Untuk setiap medan, sahkan anda mempunyai bukti yang mendasari — bukan hanya titik data.
Langkah 3: Sahkan peranan anda (pengendali atau peniaga), sahkan kod CN/HS terhadap Lampiran I dan putuskan sama ada memfailkan DDS per-konsainan atau pelbagai lot.
Langkah 4: Pindahkan data yang tersusun ke Sistem Maklumat EU apabila tersedia. Simpan semua bukti sokongan selama lima tahun.
Cara melaksanakan dalam organisasi anda
Tetapkan pemilikan. Pegawai pematuhan atau pengurus kelestarian anda memiliki senarai semak ini dan bertanggungjawab untuk menyusun pakej data DDS yang lengkap. Pasukan perolehan, pemprosesan dan logistik menyumbang bukti yang mendasari; orang yang bertanggungjawab bagi penyerahan TRACES NT menyemak pakej akhir sebelum pemfailan.
Tetapkan jadual semakan. Nilai semula kesediaan data setiap suku tahun dan serta-merta apabila dicetuskan oleh pembekal baharu yang memasuki rantaian bekalan, plot pengeluaran baharu, atau pengklasifikasian semula risiko negara oleh Suruhanjaya Eropah. Untuk pemfailan DDS berbilang lot, sahkan bahawa rantaian bekalan dan penilaian risiko yang mendasari kekal tidak berubah sebelum setiap konsainan dihantar di bawah nombor rujukan sedia ada. Rujuk senarai semak khusus komoditi yang berkaitan untuk butiran operasi mengenai masa pengumpulan bukti.
Tentukan laluan eskalasi. Sebarang medan data yang hilang atau tidak boleh disahkan menghentikan pemfailan DDS sehingga jurang diselesaikan. Ahli pasukan yang bertanggungjawab mengeskalasikan jurang yang belum diselesaikan kepada pengurus eksport dalam 48 jam, mendokumenkan medan yang hilang dan garis masa pemulihan yang dicadangkan. Jangan failkan DDS yang menyatakan risiko boleh diabaikan apabila bukti tidak menyokongnya.
Hubungkan kepada aliran kerja sedia ada. Integrasikan penyusunan data DDS ke dalam aliran kerja dokumentasi eksport anda supaya penyusunan bukti berjalan selari dengan penginvoisan komersial dan arahan penghantaran. Kaitkan suapan data geolokasi dan penilaian risiko kepada sistem pengurusan pembekal sedia ada anda, dan simpan pakej DDS yang lengkap bersama rekod eksport untuk tempoh penyimpanan mandatori lima tahun.
Siapa yang memerlukan senarai semak ini
- Pegawai pematuhan yang menyediakan penyerahan DDS untuk kali pertama
- Pengeksport yang perlu menyediakan semua elemen data yang diperlukan untuk pemfailan DDS pembeli EU
- Pengimport EU (pengendali) yang menanggung tanggungjawab undang-undang utama dan mesti memastikan setiap medan disokong bukti
Bolehkah saya memfailkan satu DDS meliputi pelbagai penghantaran?
Ya. Di bawah Peraturan (EU) 2025/2650, DDS pelbagai lot meliputi konsainan berulang dari rantaian bekalan yang sama selama sehingga satu tahun. Rantaian bekalan, data geolokasi dan penilaian risiko yang mendasari mesti kekal tidak berubah. Sebarang perubahan material — pembekal baharu, plot pengeluaran atau klasifikasi risiko — memerlukan pemfailan baharu.
Apakah perbezaan antara DDS pengendali dan DDS peniaga?
Pengendali melengkapkan DDS penuh dengan semua medan Perkara 4(2). Peniaga boleh mengemukakan DDS yang dipermudahkan merujuk nombor rujukan pengendali huluan. Peniaga masih mesti mengesahkan DDS huluan wujud dan menjalankan penilaian risiko sendiri, tetapi tidak perlu mengumpul data geolokasi secara bebas yang sudah ada dalam pemfailan pengendali.
Apa yang berlaku jika maklumat DDS yang difailkan ternyata tidak tepat?
Pengendali mesti menyemak usaha wajar sekurang-kurangnya setiap tahun. Jika maklumat baharu mendedahkan data yang tidak tepat atau kesimpulan risiko yang tidak sah, tindakan pembetulan diperlukan: pindaan DDS, pemberitahuan pihak berkuasa berwibawa dan penggantungan perdagangan produk yang terjejas. Kegagalan membetulkan kesilapan yang diketahui merupakan pelanggaran berasingan.
Berapa lama proses pemfailan DDS?
Masa pemfailan bergantung pada kesediaan data. Jika data geolokasi, penilaian risiko dan bukti sudah tersusun, penyerahan elektronik merupakan kemasukan data yang mudah. Persediaan — mengumpul bukti, menyelesaikan usaha wajar, menyusun medan — merupakan pelaburan sebenar. Senarai semak ini mengurangkan masa tersebut dengan menyatakan secara tepat apa yang diperlukan.
Bersedia untuk menyusun data DDS anda dengan kebolehkesanan gred bukti? ResourceLedger membantu pengendali dan pengeksport menyusun setiap medan DDS — dari penangkapan geolokasi hingga dokumentasi penilaian risiko — supaya pemfailan anda disokong bukti sebelum penyerahan. Tempah demo untuk melihat bagaimana ia berfungsi.