La Declaration de diligence raisonnee (DDS) doit etre deposee par voie electronique via le Systeme d'information de l'UE (TRACES NT). Cette liste de controle vous aide a organiser les donnees requises avant le depot — ce n'est pas une DDS en soi. Vous ne pouvez pas creer une DDS dans un document Word ou un PDF ; il s'agit d'une soumission electronique avec des champs structures deposee via le systeme officiel.
Le Systeme d'information de l'UE (TRACES NT) fait l'objet de mises a jour. Consultez ec.europa.eu pour la disponibilite actuelle avant de planifier vos soumissions. Une version interactive de ce modele est disponible sur /tools/supply-chain-template.
Qu'est-ce qu'une Declaration de diligence raisonnee ?
En vertu de l'article 4(2) du Reglement (UE) 2023/1115, une DDS est une declaration electronique structuree confirmant que la diligence raisonnee a ete exercee et que le risque est negligeable. Chaque DDS recoit un numero de reference unique que les autorites competentes peuvent verifier a tout moment de la chaine d'approvisionnement.
L'application commence le 30 decembre 2026 pour les grands et moyens operateurs ; le 30 juin 2027 pour les micro et petites entreprises. En vertu du Reglement modificatif (UE) 2025/2650, les operateurs peuvent deposer une DDS multi-lots pour des envois repetes provenant de la meme chaine d'approvisionnement, valable jusqu'a un an, a condition que l'evaluation des risques reste a jour.
Contenu de cette liste de controle
Cette liste de controle organise chaque champ de donnees requis pour un depot de DDS par categorie de l'article 4(2). Rassemblez et verifiez chaque element avant de commencer votre soumission electronique.
Identification de l'operateur / negociant
- Raison sociale complete et adresse du siege de l'entite declarante
- Numero EORI (Economic Operators Registration and Identification number)
- Indiquer le role : operateur (premiere mise sur le marche / exportation) ou negociant (revente au sein de l'UE)
- En cas de depot en tant que negociant : numero(s) de reference de la DDS de l'operateur en amont
- Coordonnees de la personne responsable du depot
- Le cas echeant : coordonnees du representant autorise pour les operateurs non-UE
Les operateurs doivent remplir tous les champs ci-dessous. Les negociants peuvent soumettre une DDS simplifiee faisant reference au numero de reference de la DDS de l'operateur en amont, mais doivent toujours effectuer leur propre evaluation des risques.
Description du produit
- Description du produit et denomination commerciale
- Code CN/SH — verifier par rapport a l'annexe I du EUDR pour confirmer que le produit est couvert
- Nom scientifique de l'espece (genre et espece pour le bois ; espece pour les produits animaux)
- Liste de tous les groupes de matieres premieres EUDR contenus dans ou utilises pour produire le produit
- Pour les produits composites : chaque composant de matiere premiere couverte par le EUDR et sa proportion
Pays de production
- Pays ou la matiere premiere a ete produite (cultivee, recoltee ou elevee)
- Region sous-nationale, le cas echeant ou lorsque la Commission a attribue des classifications de risque sous-nationales
- Pour les produits multi-origines : chaque pays et ses parcelles de production correspondantes
Donnees de geolocalisation
- Coordonnees de geolocalisation pour chaque parcelle de production
- Parcelles de plus de quatre hectares : limites en polygon (GeoJSON, WGS84/EPSG:4326, six decimales)
- Parcelles de quatre hectares ou moins : coordonnees du centroide (meme systeme de reference et precision)
- Verification que les coordonnees sont capturees sur le terrain, pas estimees a partir de limites administratives
- Horodatages de capture des donnees de geolocalisation
- Nombre total de parcelles de production dans l'envoi
C'est le champ le plus susceptible de provoquer le rejet d'une DDS. Les donnees doivent etre tracables jusqu'a des parcelles specifiques, pas agregees au niveau de la cooperative ou de la region. Voir le Modele de collecte de donnees de geolocalisation EUDR pour les specifications.
Quantite
- Masse nette du produit (en kilogrammes)
- Volume, le cas echeant (en metres cubes pour le bois ; litres pour les huiles)
- Nombre d'articles, le cas echeant
- Pour une DDS multi-lots (Reglement UE 2025/2650) : quantite totale estimee pour la periode, mise a jour au fur et a mesure des expeditions
Conclusion de l'evaluation des risques
- Conclusion documentee : risque evalue comme negligeable ou non negligeable
- Resume du raisonnement et des preuves soutenant la conclusion
- Si initialement non negligeable : mesures d'attenuation en vertu de l'article 11 ayant reduit le risque a negligeable
- Classification du risque pays ou sous-national attribuee par la Commission
- Confirmation que le processus de diligence raisonnee en trois etapes (Articles 9, 10, 11) a ete complete
- Date de completion de l'evaluation des risques
Ne deposez pas une DDS affirmant un risque negligeable si vos preuves ne le soutiennent pas. Si l'attenuation n'a pas resolu un risque non negligeable, le produit ne doit pas etre mis sur le marche UE.
Mesures d'attenuation des risques (le cas echeant)
- Description de chaque mesure d'attenuation et preuves obtenues
- Confirmation que la chaine de traçabilite utilise la segregation physique ou la preservation de l'identite — le mass balance est interdit en vertu du EUDR
- Evaluation du risque residuel confirmant que le risque a ete reduit a negligeable
- Pour les audits independants ou visites de site : perimetre, date, auditeur et conclusions
Documentation justificative (conservee, non deposee dans la DDS)
- Dossier complet de preuves soutenant chaque champ de la DDS — conserve pendant cinq ans a compter de la date de depot
- Fichiers bruts de geolocalisation, imagerie satellitaire et rapports de depistage de la deforestation
- Documentation fournisseur : contrats, factures, bons de livraison, certifications
- Preuves de legalite : titres fonciers, permis, registres de conformite au droit du travail, registres fiscaux
- Registres de chaine de traçabilite et documents de travail de l'evaluation des risques
Comment utiliser cette liste de controle
Etape 1 : Completez d'abord la Liste de controle de diligence raisonnee de la chaine d'approvisionnement EUDR. Cette liste de controle suppose que la diligence raisonnee est terminee et que vous organisez les donnees pour le depot.
Etape 2 : Parcourez chaque section, assemblant les donnees dans un format structure. Pour chaque champ, confirmez que vous disposez des preuves sous-jacentes — pas seulement le point de donnees.
Etape 3 : Confirmez votre role (operateur ou negociant), verifiez les codes CN/SH par rapport a l'annexe I, et decidez si vous deposez par envoi ou en DDS multi-lots.
Etape 4 : Transferez les donnees organisees dans le Systeme d'information de l'UE lorsqu'il est disponible. Conservez toutes les preuves justificatives pendant cinq ans.
Comment mettre en oeuvre cette liste dans votre organisation
Designez un responsable. Votre responsable conformite ou votre directeur developpement durable est proprietaire de cette liste de controle et garant de l'assemblage de dossiers de donnees DDS complets. Les equipes d'achats, de transformation et de logistique contribuent aux preuves sous-jacentes ; la personne responsable de la soumission TRACES NT revoit le dossier final avant le depot.
Definissez la cadence de revision. Reevaluez l'etat de preparation des donnees chaque trimestre et immediatement en cas d'entree d'un nouveau fournisseur dans la chaine d'approvisionnement, de nouvelle parcelle de production ou de reclassification du risque pays par la Commission europeenne. Pour les DDS multi-lots, verifiez que la chaine d'approvisionnement et l'evaluation des risques sous-jacentes restent inchangees avant chaque envoi expedie sous le numero de reference existant. Referez-vous a la liste de controle specifique a la matiere premiere concernee pour les details operationnels sur le calendrier de collecte des preuves.
Definissez votre circuit d'escalade. Toute donnee manquante ou non verifiable suspend le depot de la DDS jusqu'a la resolution de la lacune. Le membre de l'equipe responsable escalade les lacunes non resolues au responsable des exportations dans les 48 heures, en documentant le champ manquant et le calendrier de remediation propose. Ne deposez pas une DDS attestant d'un risque negligeable lorsque les preuves ne le soutiennent pas.
Integrez aux processus existants. Integrez l'assemblage des donnees DDS dans votre processus de documentation d'exportation afin que la compilation des preuves se deroule en parallele de la facturation commerciale et des instructions d'expedition. Reliez les flux de donnees de geolocalisation et d'evaluation des risques a votre systeme de gestion des fournisseurs existant, et stockez les dossiers DDS completes avec les dossiers d'exportation pour la periode de conservation obligatoire de cinq ans.
Qui a besoin de cette liste de controle
- Les responsables conformite preparant les soumissions de DDS pour la premiere fois
- Les exportateurs qui doivent fournir aux acheteurs UE tous les elements de donnees requis pour le depot de la DDS de l'acheteur
- Les importateurs UE (operateurs) qui supportent la responsabilite legale principale et doivent s'assurer que chaque champ est etaye
Puis-je deposer une seule DDS couvrant plusieurs expeditions ?
Oui. En vertu du Reglement (UE) 2025/2650, une DDS multi-lots couvre des envois repetes provenant de la meme chaine d'approvisionnement pendant un an maximum. La chaine d'approvisionnement sous-jacente, les donnees de geolocalisation et l'evaluation des risques doivent rester inchangees. Tout changement substantiel — nouveau fournisseur, parcelle de production ou classification de risque — necessite un nouveau depot.
Quelle est la difference entre la DDS operateur et la DDS negociant ?
Les operateurs completent une DDS complete avec tous les champs de l'article 4(2). Les negociants peuvent soumettre une DDS simplifiee faisant reference au numero de reference de l'operateur en amont. Les negociants doivent toujours verifier que la DDS de l'operateur en amont existe et effectuer leur propre evaluation des risques, mais n'ont pas besoin de collecter independamment les donnees de geolocalisation deja presentes dans le depot de l'operateur.
Que se passe-t-il si les informations deposees dans la DDS s'averent incorrectes ?
Les operateurs doivent reexaminer leur diligence raisonnee au moins une fois par an. Si de nouvelles informations revelent des donnees incorrectes ou une conclusion de risque invalide, une action corrective est requise : modifier la DDS, notifier les autorites competentes et suspendre le commerce du produit concerne. Le defaut de corriger des erreurs connues constitue une violation distincte.
Combien de temps prendra le processus de depot de la DDS ?
Le temps de depot depend de l'etat de preparation des donnees. Si les donnees de geolocalisation, l'evaluation des risques et les preuves sont organisees, la soumission electronique est une saisie de donnees simple. La preparation — rassemblement des preuves, completion de la diligence raisonnee, organisation des champs — est le veritable investissement. Cette liste de controle reduit ce temps en specifiant exactement ce qui est necessaire.
Pret a organiser vos donnees DDS avec une tracabilite de niveau probant ? ResourceLedger aide les operateurs et exportateurs a structurer chaque champ de la DDS — de la capture de geolocalisation a la documentation de l'evaluation des risques — pour que votre depot soit etaye avant la soumission. Reservez une demonstration pour decouvrir comment cela fonctionne.