Tuyên bố Thẩm định (DDS) phải được nộp điện tử qua Hệ thống Thông tin EU (TRACES NT). Danh mục kiểm tra này giúp quý vị tổ chức dữ liệu cần thiết trước khi nộp — không phải bản thân DDS. Quý vị không thể tạo DDS trong tài liệu Word hoặc PDF; đây là bản nộp điện tử với các trường có cấu trúc qua hệ thống chính thức.
Hệ thống Thông tin EU (TRACES NT) đang được cập nhật. Kiểm tra ec.europa.eu về tình trạng sẵn có hiện tại trước khi lên kế hoạch nộp. Phiên bản tương tác của mẫu này có tại /tools/supply-chain-template.
Tuyên bố Thẩm định là gì?
Theo Điều 4(2) của Quy định (EU) 2023/1115, DDS là tuyên bố điện tử có cấu trúc xác nhận đã thực hiện thẩm định và rủi ro không đáng kể. Mỗi DDS nhận một số tham chiếu duy nhất mà cơ quan có thẩm quyền có thể kiểm tra tại bất kỳ điểm nào trong chuỗi cung ứng.
Thực thi bắt đầu 30 tháng 12 năm 2026 cho nhà điều hành lớn và vừa; 30 tháng 6 năm 2027 cho doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ. Theo Quy định sửa đổi (EU) 2025/2650, nhà điều hành có thể nộp DDS đa lô cho các lô hàng lặp lại từ cùng chuỗi cung ứng, có hiệu lực tối đa một năm, miễn là đánh giá rủi ro vẫn còn hiệu lực.
Mẫu này bao gồm những gì
Danh mục kiểm tra này tổ chức mọi trường dữ liệu cần thiết cho việc nộp DDS theo từng danh mục Điều 4(2). Thu thập và xác minh từng mục trước khi bắt đầu nộp điện tử.
Nhận dạng Nhà điều hành / Thương nhân
- Tên pháp lý đầy đủ và địa chỉ đăng ký của tổ chức nộp
- Số EORI (Economic Operators Registration and Identification number)
- Xác định vai trò: nhà điều hành (đưa ra lần đầu / xuất khẩu) hoặc thương nhân (bán lại trong EU)
- Nếu nộp với tư cách thương nhân: số tham chiếu DDS của nhà điều hành thượng nguồn
- Thông tin liên hệ của người chịu trách nhiệm nộp
- Nếu áp dụng: thông tin đại diện ủy quyền cho nhà điều hành ngoài EU
Nhà điều hành phải hoàn thành tất cả các trường bên dưới. Thương nhân có thể nộp DDS rút gọn tham chiếu số tham chiếu DDS của nhà điều hành thượng nguồn, nhưng vẫn phải tự thực hiện đánh giá rủi ro.
Mô tả Sản phẩm
- Mô tả sản phẩm và tên thương mại
- Mã CN/HS — đối chiếu với EUDR Phụ lục I để xác nhận sản phẩm thuộc phạm vi
- Tên khoa học của loài (chi và loài cho gỗ; loài cho sản phẩm động vật)
- Danh sách tất cả nhóm hàng hóa EUDR chứa trong hoặc dùng để sản xuất sản phẩm
- Đối với sản phẩm tổng hợp: mỗi thành phần hàng hóa thuộc EUDR và tỷ lệ
Quốc gia Sản xuất
- Quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất (trồng, thu hoạch hoặc nuôi)
- Vùng dưới quốc gia, khi áp dụng hoặc khi Ủy ban đã gán phân loại rủi ro cấp vùng
- Đối với sản phẩm đa nguồn gốc: mỗi quốc gia và lô đất sản xuất tương ứng
Dữ liệu Định vị Địa lý
- Tọa độ định vị cho mỗi lô đất sản xuất
- Lô đất trên 4 héc-ta: ranh giới đa giác (GeoJSON, WGS84/EPSG:4326, sáu chữ số thập phân)
- Lô đất từ 4 héc-ta trở xuống: tọa độ tâm (cùng hệ quy chiếu và độ chính xác)
- Xác minh tọa độ được thu thập tại hiện trường, không ước tính từ ranh giới hành chính
- Dấu thời gian thu thập dữ liệu cho việc thu thập định vị
- Tổng số lô đất sản xuất trong lô hàng
Đây là trường có khả năng cao nhất gây từ chối DDS. Dữ liệu phải truy xuất được đến từng lô đất cụ thể, không tổng hợp ở cấp hợp tác xã hoặc vùng. Xem Mẫu Thu thập Dữ liệu Định vị EUDR để biết thông số kỹ thuật.
Số lượng
- Khối lượng tịnh sản phẩm (tính bằng kilôgam)
- Thể tích, khi áp dụng (mét khối cho gỗ; lít cho dầu)
- Số lượng đơn vị, khi áp dụng
- Đối với DDS đa lô (Quy định EU 2025/2650): tổng số lượng ước tính cho kỳ, cập nhật khi giao hàng
Kết luận Đánh giá Rủi ro
- Kết luận đã lập tài liệu: rủi ro được đánh giá là không đáng kể hoặc đáng kể
- Tóm tắt lý do và bằng chứng hỗ trợ kết luận
- Nếu ban đầu đáng kể: các biện pháp giảm thiểu theo Điều 11 đã giảm rủi ro xuống không đáng kể
- Phân loại rủi ro quốc gia hoặc vùng do Ủy ban gán
- Xác nhận quy trình thẩm định ba bước (Điều 9, 10, 11) đã hoàn thành
- Ngày hoàn thành đánh giá rủi ro
Không nộp DDS khẳng định rủi ro không đáng kể nếu bằng chứng không hỗ trợ. Nếu giảm thiểu không giải quyết được rủi ro đáng kể, sản phẩm không được đưa ra thị trường EU.
Biện pháp Giảm thiểu Rủi ro (nếu áp dụng)
- Mô tả mỗi biện pháp giảm thiểu và bằng chứng thu được
- Xác nhận chuỗi hành trình sử dụng phân tách vật lý hoặc bảo toàn danh tính — mass balance bị cấm theo EUDR
- Đánh giá rủi ro còn lại xác nhận rủi ro đã giảm xuống không đáng kể
- Đối với kiểm toán độc lập hoặc thăm hiện trường: phạm vi, ngày, kiểm toán viên và phát hiện
Tài liệu Hỗ trợ (lưu giữ, không nộp trong DDS)
- Hồ sơ bằng chứng hoàn chỉnh hỗ trợ mỗi trường DDS — lưu giữ 5 năm từ ngày nộp
- Hồ sơ dữ liệu định vị gốc, hình ảnh vệ tinh và báo cáo sàng lọc phá rừng
- Tài liệu nhà cung cấp: hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng nhận
- Bằng chứng pháp lý: sổ đỏ, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép, hồ sơ tuân thủ lao động, hồ sơ thuế
- Hồ sơ chuỗi hành trình và tài liệu làm việc đánh giá rủi ro
Cách sử dụng mẫu này
Bước 1: Hoàn thành Danh mục kiểm tra Thẩm định Chuỗi cung ứng EUDR trước. Danh mục kiểm tra này giả định thẩm định đã hoàn tất và quý vị đang tổ chức dữ liệu để nộp.
Bước 2: Làm việc qua từng phần, tập hợp dữ liệu theo định dạng có cấu trúc. Cho mỗi trường, xác nhận có bằng chứng nền — không chỉ điểm dữ liệu.
Bước 3: Xác nhận vai trò (nhà điều hành hoặc thương nhân), đối chiếu mã CN/HS với Phụ lục I, và quyết định nộp DDS theo lô hàng hay đa lô.
Bước 4: Chuyển dữ liệu đã tổ chức vào Hệ thống Thông tin EU khi sẵn sàng. Lưu giữ tất cả bằng chứng hỗ trợ trong 5 năm.
Cách triển khai trong tổ chức của quý vị
Phân công trách nhiệm. Cán bộ tuân thủ hoặc quản lý bền vững của quý vị sở hữu danh mục kiểm tra này và chịu trách nhiệm tập hợp gói dữ liệu DDS đầy đủ. Các đội thu mua, chế biến và logistics cung cấp bằng chứng nền tảng; người chịu trách nhiệm nộp TRACES NT rà soát gói cuối cùng trước khi nộp.
Thiết lập chu kỳ rà soát. Đánh giá lại mức độ sẵn sàng dữ liệu hàng quý và ngay lập tức khi có nhà cung cấp mới vào chuỗi cung ứng, lô đất sản xuất mới, hoặc tái phân loại rủi ro quốc gia bởi Ủy ban Châu Âu. Đối với các lần nộp DDS nhiều lô, xác minh rằng chuỗi cung ứng nền tảng và đánh giá rủi ro vẫn không thay đổi trước khi mỗi lô hàng được gửi theo số tham chiếu hiện có. Tham khảo danh mục kiểm tra theo từng mặt hàng liên quan để biết chi tiết vận hành về thời gian thu thập bằng chứng.
Xác định quy trình leo thang. Bất kỳ trường dữ liệu nào bị thiếu hoặc không thể xác minh sẽ tạm dừng việc nộp DDS cho đến khi lỗ hổng được khắc phục. Thành viên nhóm chịu trách nhiệm leo thang các lỗ hổng chưa được giải quyết đến quản lý xuất khẩu trong vòng 48 giờ, ghi nhận trường dữ liệu bị thiếu và lộ trình khắc phục đề xuất. Không nộp DDS khẳng định rủi ro không đáng kể khi bằng chứng không hỗ trợ.
Kết nối với quy trình làm việc hiện có. Tích hợp việc tập hợp dữ liệu DDS vào quy trình lập tài liệu xuất khẩu để việc biên soạn bằng chứng diễn ra song song với lập hóa đơn thương mại và hướng dẫn vận chuyển. Liên kết nguồn cấp dữ liệu tọa độ địa lý và đánh giá rủi ro với hệ thống quản lý nhà cung cấp hiện có, và lưu trữ gói DDS hoàn chỉnh cùng với hồ sơ xuất khẩu theo thời hạn lưu giữ bắt buộc năm năm.
Ai cần mẫu này
- Cán bộ tuân thủ chuẩn bị nộp DDS lần đầu
- Nhà xuất khẩu cần cung cấp cho người mua EU tất cả yếu tố dữ liệu cần thiết cho việc nộp DDS
- Nhà nhập khẩu EU (nhà điều hành) chịu trách nhiệm pháp lý chính và phải đảm bảo mọi trường có bằng chứng chứng minh
Có thể nộp DDS đơn lẻ bao gồm nhiều lô hàng không?
Có. Theo Quy định (EU) 2025/2650, DDS đa lô bao gồm các lô hàng lặp lại từ cùng chuỗi cung ứng trong tối đa một năm. Chuỗi cung ứng, dữ liệu định vị và đánh giá rủi ro nền phải không thay đổi. Bất kỳ thay đổi trọng yếu nào — nhà cung cấp mới, lô đất sản xuất mới hoặc phân loại rủi ro mới — đều yêu cầu nộp mới.
Sự khác biệt giữa DDS nhà điều hành và DDS thương nhân là gì?
Nhà điều hành hoàn thành DDS đầy đủ với tất cả các trường Điều 4(2). Thương nhân có thể nộp DDS rút gọn tham chiếu số tham chiếu của nhà điều hành thượng nguồn. Thương nhân vẫn phải xác minh DDS thượng nguồn tồn tại và tự thực hiện đánh giá rủi ro, nhưng không cần thu thập độc lập dữ liệu định vị đã có trong hồ sơ nhà điều hành.
Điều gì xảy ra nếu thông tin DDS đã nộp hóa ra không chính xác?
Nhà điều hành phải rà soát thẩm định ít nhất hàng năm. Nếu thông tin mới tiết lộ dữ liệu sai hoặc kết luận rủi ro không hợp lệ, cần hành động khắc phục: sửa đổi DDS, thông báo cơ quan có thẩm quyền và đình chỉ giao dịch sản phẩm bị ảnh hưởng. Không khắc phục lỗi đã biết là vi phạm riêng.
Quy trình nộp DDS mất bao lâu?
Thời gian nộp phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng dữ liệu. Nếu dữ liệu định vị, đánh giá rủi ro và bằng chứng đã được tổ chức, việc nộp điện tử chỉ là nhập dữ liệu đơn giản. Việc chuẩn bị — thu thập bằng chứng, hoàn thành thẩm định, tổ chức các trường — mới là đầu tư thực sự. Danh mục kiểm tra này giảm thời gian đó bằng cách chỉ rõ chính xác những gì cần thiết.
Sẵn sàng tổ chức dữ liệu DDS với truy xuất nguồn gốc cấp bằng chứng? ResourceLedger giúp nhà điều hành và nhà xuất khẩu cấu trúc mọi trường DDS — từ thu thập định vị đến tài liệu đánh giá rủi ro — để hồ sơ nộp được chứng minh trước khi gửi. Đặt lịch demo để xem cách hoạt động.