Vos acheteurs UE se preparent a deposer des Declarations de diligence raisonnee en vertu du Reglement europeen sur la deforestation (EUDR), et pour cela ils ont besoin de preuves de votre part. Cette liste de controle vous indique exactement ce que vos acheteurs demanderont, organise par categorie de preuves, afin que vous puissiez vous preparer avant que la demande n'arrive. Si vous ne pouvez pas fournir ce dont ils ont besoin, ils trouveront un fournisseur qui le peut.
Quelle est l'exigence de preuves des acheteurs EUDR ?
En vertu du Reglement (UE) 2023/1115, les operateurs UE doivent rassembler des « informations adequatement concluantes et verifiables » (Article 9) pour demontrer que les matieres premieres sont exemptes de deforestation et legalement produites. Cette obligation remonte a travers l'ensemble de la chaine. Le reglement couvre le caoutchouc, le bois, l'huile de palme, le soja, le cacao, le cafe et les bovins. L'application commence le 30 decembre 2026 pour les grands et moyens operateurs ; le 30 juin 2027 pour les micro et petites entreprises. Les elements ci-dessous constituent ce que les demandes de donnees des acheteurs contiendront.
Contenu de cette liste de controle
Six categories de preuves, chacune avec des documents, jeux de donnees ou attestations specifiques que vos acheteurs demanderont. La ou vous avez des lacunes, les indications sous chaque section expliquent comment commencer.
Entreprise et enregistrement
- Raison sociale complete, numero d'enregistrement et adresse du siege
- Licence commerciale ou certificat d'enregistrement d'entreprise
- Numero d'identification fiscale
- Noms et fonctions des representants autorises pour les communications de conformite
- Numero EORI (si vous exportez directement vers l'UE)
- Le cas echeant, numero de reference d'operateur ou negociant reconnu par l'UE
Si vous n'avez pas encore ceci : Travaillez avec un conseil juridique pour formaliser tout enregistrement informel. Ce sont des documents standard — resolyez les lacunes rapidement.
Approvisionnement et geolocalisation
- Liste de tous les sites de production (exploitations, plantations, concessions, parcelles de petits exploitants) approvisionnant le produit exporte
- Coordonnees de geolocalisation pour chaque parcelle — polygons pour les parcelles de plus de quatre hectares, centroides pour quatre hectares ou moins (WGS84/EPSG:4326, six decimales)
- Carte de la chaine d'approvisionnement : du producteur au point de collecte, a la transformation, a l'exportation
- Registre des fournisseurs reliant les producteurs a chaque lot ou expedition
- Pour l'approvisionnement agrege (cooperatives) : donnees au niveau de la parcelle individuelle, pas des syntheses cooperatives
- Date de production ou fourchette de dates de recolte pour chaque lot d'approvisionnement
Si vous n'avez pas encore ceci : Commencez par vos plus grandes zones d'approvisionnement. Utilisez des appareils GPS pour capturer les limites de terrain — pas des approximations administratives. Voir le Modele de collecte de donnees de geolocalisation EUDR pour les specifications techniques.
Preuves d'absence de deforestation
- Resultats du depistage de la deforestation pour chaque parcelle de production, references par rapport a la date butoir du 31 decembre 2020
- Sources de donnees utilisees (par exemple Global Forest Watch, Hansen tree cover loss, Copernicus, systemes de surveillance nationaux)
- Documentation methodologique : comment le statut exempt de deforestation a ete determine, a quelle resolution et quels seuils ont ete appliques
- Pour les parcelles a haut risque : preuves corroborantes (imagerie multi-temporelle, verification de terrain)
- Confirmation qu'aucune degradation forestiere ne s'est produite sur les parcelles de production depuis le 31 decembre 2020
Si vous n'avez pas encore ceci : Votre acheteur peut commander le depistage directement, mais s'attendra a ce que vous fournissiez les donnees de geolocalisation et cooperiez avec la verification. Des prestataires tiers offrent des services de depistage qui produisent des rapports auditables.
Preuves de legalite
- Titre foncier, accord de concession, ou documentation des droits d'utilisation legaux des terres pour chaque site de production
- Pour la tenure informelle : documentation alternative (attestation villageoise du chef de village, reconnaissance des autorites locales, droit coutumier)
- Permis environnementaux et etudes d'impact requises par la loi locale
- Preuves de conformite au droit du travail, y compris l'interdiction du travail force et du travail des enfants
- Preuves que les droits des peuples autochtones et le FPIC ont ete respectes le cas echeant
- Registres de paiement des taxes et redevances pour la periode de production
- Permis d'exportation et documentation douaniere
Si vous n'avez pas encore ceci : Commencez par un examen juridique des lois nationales applicables a vos operations. Le EUDR couvre toutes les lois pertinentes du pays de production — pas seulement les reglementations forestieres ou environnementales.
Transformation et tracabilite
- Enregistrement de l'installation de transformation et licences d'exploitation
- Methodologie de chaine de traçabilite : preservation de l'identite ou segregation physique (le mass balance est interdit en vertu du EUDR)
- Registres de tracabilite des lots reliant le produit fini aux parcelles de production specifiques
- Ratios de conversion de transformation (par exemple contenu en caoutchouc sec, taux d'extraction d'huile de palme) pour reconcilier les volumes d'entree et de sortie
- Registres confirmant que le materiau conforme n'a pas ete melange avec du materiau non verifie a aucune etape de la transformation
Si vous n'avez pas encore ceci : Etablissez des procedures de segregation physique avant l'application. C'est un changement operationnel, pas seulement une tache documentaire.
Certifications et standards
- Certifications de durabilite en cours de validite (FSC, PEFC, RSPO, Rainforest Alliance) le cas echeant
- Rapports d'audit du cycle de certification le plus recent
- Details d'evaluation standard de l'industrie (par exemple GPSNR pour le caoutchouc, NDPE pour l'huile de palme)
- Politiques internes de durabilite ou documentation de gestion environnementale
Si vous n'avez pas encore ceci : Les certifications ne sont pas requises par le EUDR et ne se substituent pas a la diligence raisonnee propre de l'operateur. Les acheteurs les demandent comme donnees supplementaires. Si vous n'en detenez aucune, concentrez-vous sur les categories de preuves ci-dessus — ce sont celles que le reglement exige.
Comment utiliser cette liste de controle
Etape 1 : Parcourez chaque categorie et marquez les elements que vous pouvez fournir aujourd'hui. Soyez honnete sur les lacunes — vos acheteurs les trouveront.
Etape 2 : Pour les lacunes, notez s'il s'agit d'un probleme de collecte de donnees (informations pas encore rassemblees) ou d'un probleme de documentation (les preuves existent mais ne sont pas organisees).
Etape 3 : Privilegiez la geolocalisation et les preuves d'absence de deforestation — ce sont celles qui ont les delais les plus longs.
Etape 4 : Constituez un dossier de preuves standardise que vous pouvez fournir a tout acheteur UE sur demande. Le modele interactif de chaine d'approvisionnement peut vous aider a le structurer numeriquement.
Comment mettre en oeuvre cette liste dans votre organisation
Designez un responsable. Votre responsable conformite ou votre directeur developpement durable est proprietaire de cette liste de controle et garant du maintien d'un dossier de preuves complet et a jour. Le personnel des achats contribue aux donnees fournisseur et d'approvisionnement ; les equipes de transformation fournissent les registres de tracabilite et de conversion. Referez-vous a la liste de controle specifique a la matiere premiere concernee pour les details operationnels de collecte des preuves pour votre groupe de matieres premieres.
Definissez la cadence de revision. Reevaluez l'etat de preparation des preuves chaque trimestre et immediatement en cas de nouveau fournisseur, de nouvelle parcelle de production entrant dans la base d'approvisionnement ou de reclassification du risque pays par la Commission europeenne. Anticipez que les acheteurs UE enverront des questionnaires mis a jour avant chaque jalon d'application — votre dossier de preuves devrait etre a jour avant que les demandes n'arrivent.
Definissez votre circuit d'escalade. Toute lacune probante qui empecherait un acheteur UE de deposer une DDS defendable doit etre escaladee au responsable des exportations dans les 48 heures. Le membre de l'equipe responsable documente la lacune et le calendrier de remediation propose. Les lacunes non resolues mettent en peril les relations commerciales — les acheteurs s'approvisionneront aupres de fournisseurs capables de fournir des preuves completes.
Integrez aux processus existants. Integrez l'assemblage des preuves dans vos processus d'integration des fournisseurs et de documentation d'exportation afin que les donnees soient compilees en parallele des processus commerciaux. Constituez un dossier de preuves standardise pouvant etre fourni a tout acheteur UE sur demande, et stockez les dossiers completes avec les registres d'exportation pour la periode de conservation obligatoire de cinq ans.
Qui a besoin de cette liste de controle
- Les exportateurs de matieres premieres couvertes par le EUDR qui recevront des demandes de donnees de diligence raisonnee de la part des acheteurs UE
- Les transformateurs qui agregent aupres de multiples producteurs et doivent demontrer la tracabilite
- Les responsables durabilite coordinant la collecte de preuves a travers l'approvisionnement, la transformation et l'exportation
- Les gestionnaires de cooperatives collectant aupres de petits exploitants qui doivent fournir des donnees au niveau de la parcelle en aval
Combien de temps a l'avance dois-je preparer ces preuves ?
Commencez maintenant. La collecte de donnees de geolocalisation et la cartographie des fournisseurs necessitent souvent des mois de travail de terrain. Les acheteurs UE envoient deja des questionnaires preliminaires avant la date d'application du 30 decembre 2026. Avoir les preuves organisees avant la premiere demande formelle demontre votre etat de preparation et protege votre position commerciale.
Mon acheteur UE acceptera-t-il des preuves auto-declarees ?
Generalement, non. En vertu de l'article 10, les operateurs UE doivent evaluer si les informations sont « adequatement concluantes et verifiables ». Des donnees sans verification independante, horodatages de collecte ou documentation methodologique ne sont pas susceptibles de repondre a ce standard. Attendez-vous a ce que les acheteurs demandent des preuves de la maniere dont les donnees ont ete collectees, pas seulement les donnees elles-memes.
Dois-je fournir ces preuves pour chaque expedition ?
Oui. Le EUDR exige une DDS pour chaque produit mis sur le marche UE. Les acheteurs auront besoin d'une tracabilite au niveau du lot reliant chaque envoi a des parcelles de production specifiques. Un dossier de preuves unique est un point de depart, mais la fourniture continue de donnees par expedition est la realite operationnelle.
Et si j'approvisionne plusieurs acheteurs UE ?
Les exigences sont identiques quel que soit l'acheteur — toutes derivent du meme reglement. Preparez un dossier de preuves standardise et adaptez-le au format de soumission de chaque acheteur. C'est plus efficace que de repondre a chaque questionnaire a partir de zero.
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